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専門家コラム

入社時の必要提出書類について

2011-03-31 テーマ: 人事制度

明日から4月に入り、皆様におかれましても新年度到来といった形で、気持ちも新たにといったところではないかと思います。

東京では桜の開花宣言されました。今年の桜は例年と同じ時期に開花し、見ごろを迎えるそうです。

新年度ということで新入社員の入社、そして退職、転勤異動と、人事業務においては変更事項の多い時期です。今回は、その中で入社時の必要書類について触れてみたいと思います。

従業員が入社する際に、本人から必要書類として提出してもらわなければならないものがありますが、一般的には以下15点です。


(提出書類)
 

1.自筆の履歴書(提出日前3ヶ月以内に撮影した写真貼付)
 

2.学業成績証明書
 

3.卒業証明書又は卒業見込証明書(新規学卒者)
 

4.職務経歴書(職務経歴がある者)
 

5.健康診断書
 

6.諸事項届出書
 

7.雇用契約書
 

8.住民票記載事項証明書
 

9.各免許証明書
 

10.身元保証書
 

11.誓約書
 

12.源泉徴収票(当年において前職があり給与所得がある者)
 

13.年金手帳(加入する者)
 

14.雇用保険被保険者証(前職のある者)
 

15.通勤経路を記載した届出書

 

1~5については、入社時というよりは、応募時に提出してもらうことが多い書面です。


7の雇用契約書については、雇い入れ時に労働条件を明確に書面にて提示し締結するものです。
これは全ての従業員において口頭だけではなく、必ず備えてもらいたいものです。
特に、正社員契約とは区別したパートタイマー、アルバイト、嘱託社員、契約社員などのいわゆる特殊契約の従業員については、社員とは区別して設定する労働条件の項目を、特に強調して明示することで社員との労働条件の差別化を明確にします。例えば、休日、給与形態、賞与の支給の有無、退職金の支給の有無などです。
 

10,11の身元保証書や誓約書については、就業規則に準じて誠実勤務することを誓約させるものであったり、万が一、従業員がしてしまった損害等に対しての戒めになります。

また、リスク管理の視点において、何かトラブルがあった際に会社の盾になり得る書面になります。前述の書類等については、提出期限として雇い入れ日より2週間以内と設定することが一般的ですが、これにはちゃんと意味があります。

労働基準法の解雇予告をしなくていい期間として「試みの使用期間中の14日以内」という規定があります。入社時は、採用したもののその人が果たして本当に会社にとって戦力になり得るのかどうか、半信半疑というのが本音だと思います。
 

前述の書類を提出しなければならないのに提出できない、また、決められている期限があるのにその期限通り提出してこない、当たり前にできていいことが当たり前にできない、ということはその人の今後の仕事ぶりを疑問視してもよいと思います。このような意味合いもありますので、入社時の必要書類については、労務担当者として、新入社員に提出させることのアナウンス、そして提出状況のしっかりとした管理が必要になりますので、その点今一度認識されるとよろしいかと思います。
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株式会社アウトソーシングSR 社会保険労務士法人SRグループ 代表
お客様から「仲間だよね」と言ってもらえること、言ってもらえるだけの仕事をする姿勢を貫くことが我々の強みです。
山崎製パン㈱、セブンイレブン・ジャパン㈱、「TSUTAYA」FC本部㈱CCC人事部長、社長室長そして㈱ソフトバンクBBの業務企画部長と企業人を20年。独立し、㈱アウトソーシングSR、(社)人事部サポートSRを設立。

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