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新卒採用スケジュール

新卒採用は、1~2年サイクルの動きが基本となる。そのため、年間のスケジュールを意識した事前の計画や準備が大変重要だ。たとえば、企業セミナーを開催する時期になってから、その内容について考えているようでは遅いといっていいだろう。中途採用では単純に採用時期を後ろにずらすだけですむようなことでも、新卒採用の場合には年間の採用計画すべてを狂わせてしまうかもしれないのだ。 ここでは、万全な新卒採用を進めるために必要な基本的スケジュールを考えてみたい。

■新卒採用タイムテーブル(4/1入社の場合)
新卒採用タイムテーブル

1) 計画

  • 人員計画
  • 採用計画
  • 求める人材像/採用目標数の決定
  • 採用市場・動向の分析

【具体的な動き】 ・トップインタビュー ・各部門へのヒアリング ・採用責任者の決定 ・採用委員会メンバー決定/発足  ・各部門への協力要請/説明

まず自社の人員計画を定め、そのうちの何人を新卒で採用するのかを決定していく。トップや各部門と十分に話し合い、どのような人材を採用するのかを明確にする。この時、「積極的で元気」といった抽象的なイメージだけでなく、「TOEIC700点以上で、入社1年以内に単独で海外出張できる」など、できるだけ具体的な要件に落とし込むことが重要だ。コンピテンシーなどを利用する方法もあるだろう。また、各部門からの面接応援やインターンシップなどを考えている場合には、全社で「新卒採用を成功させる」というコンセンサスを形成しておくことが不可欠だ。

2)活動準備

  • 採用戦略立案
  • 母集団形成戦略
  • 選考・選抜戦略
  • メディア戦略
  • アピールポイント戦略
  • 選考プロセス決定
  • 選考内容・項目決定

【具体的な動き】 ・前年の振り返り ・採用システムの見直し ・予算編成 ・募集要件/条件の決定 ・メディアプラン ・ツールプラン ・セミナープラン ・アセスメントプラン ・既存ツールの見直し(ホームページ、会社案内、学生への送付資料など) ・リクルーター決定/教育 ・大学訪問スケジュール ・公募反応への対応体制づくり(担当者決定/ガイダンス) ・面接内容決定 ・面接担当者トレーニング

具体的な準備は、前年の総括と現状のマーケット分析の結果をすりあわせて行う。初めての新卒採用を成功させたい場合には、多くの事例を持つコンサルティング会社採用代行会社などを利用するのもいいだろう。面接を人事部以外の部門のメンバーが行うケースも増えているが、その場合は学生のどこを見るかという評価点・評価基準の明確化、質問の標準化なども重要となる。また、避けるべき質問をしたり、企業イメージを損なうような態度をとったりしないように、面接担当者を事前にトレーニングすることも必要だ。

3)募集~選考

  • メディア出稿
  • ツール作成
  • セミナー動員
  • セミナー運営
  • 選考(面接、適性検査)

【具体的な動き】 ・スタートアップミーティング ・メディア原稿/ツール内容の決定 ・セミナー会場の手配 ・セミナー講師/内容の決定 ・エントリー管理 ・応募書類の管理 ・筆記試験の準備 ・資料送付 ・大学訪問 ・メディアの更新 ・合否通知文書の作成 ・面接スケジュール管理 ・計画の進捗分析と見直し、てこ入れ ・内定出し ・内定歩留率の計算

計画に従って、プロジェクトを実行する段階。山場となる時期だけに、関係メンバーを一堂に集めてスタートアップミーティングなどを実施し、士気を盛り上げたい。また、メディアの掲載情報の更新や、計画の進捗状況に応じたテコ入れ策の実施など、軌道修正を行うことも重要だ。場合によっては、ピークと考えていた時期以降の追加採用の計画なども考える必要があるだろう。

4)内定~入社前

  • 内定
  • 受入体制準備
  • インターン・内定者研修
  • 採用活動の検証
  • 入社

【具体的な動き】 ・内定者フォロー(懇親会、社内見学、行事参加、アルバイト、社内報送付など) ・内定式 ・内定者教育 ・保護者向け会社説明会/資料送付 ・各部門との調整

早期に内定を出すほど、入社までのフォローが重要となる。たとえば春採用の場合、ほぼ1年間フォローし続けなければならず、内定者教育やインターン/アルバイトなどで、会社とのつながりを常に意識させておく必要がある。特に、10月1日の内定式までは注意が必要だ。また、採用活動のプロセスと結果は十分に検証し、次年度以降のデータに活かさなくてはならない(定期的に新卒採用を行っている場合、大体本年度の内定出しを行うとすぐ、次年度の計画スタート時期になる)。

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